Brief Samenvoegen in Office for Mac 2008
Uit Roncalli Wiki
Je kunt een standaardbrief schrijven aan een heleboel mensen tegelijk, maar waarin ze toch persoonlijk worden aangesproken. Door de brief (word) samen te voegen met een lijst adressen (excel/access) kun je zo een hop tijd besparen. Zo werkt het:
Voorbereiding
Schrijf de brief in Word en maak de adressenlijst in Excel. Voor de brief:
- schrijf de brief volgens de richtlijnen voor het schrijven van een brief. Dus: bovenaan de geadresseerde. Een aanhef, een afsluiting, datum en plaats. Perfecte tekst. Verzorgde afbeeldingen.
- Vul nep-gegevens in op de plaats van het etiket, de aanhef etc.
Voor de adressenlijst:
- gebruik aparte kolommen voor naam, adres, postcode, plaats, telefoon, email en URL.
- zet de namen van de kolommen op de eerste regel
Samenvoegen
Vanuit je brief in Word:
- In het menu Extra -> Samenvoegbeheer.
Nu komt het paneel Samenvoegbeheer in beeld.
- Werk je van 1 tot 6:
- 1 Selecteer Documentttype -> Nieuw -> Standaardbrieven.
- 2 Selecteer lijst met geadresseerden -> Lijst ophalen -> Gegevensbron Openen -> Je Excel Document. Kies nu werkmap Blad1 en celbereik Hele Werkblad.
- 3Voeg tijdelijke aanduidingen in. Sleep de kolomkoppen naar de juiste plekken in je Word document.
- 4 Filter gedresseerden. Hier kun je, als je een aparte kolom "Mailing sturen" hebt, een selectie maken op deze velden.
- 5 Bekijk voorbeelden van resultaten. Gebruik de knoppen om het resultaat te controleren. Neem nu screenshots als bewijs van je werk.
- 6 Voltooiing. Nu kun je direct naar de printer afdrukken, maar dit doen we op school niet zo vaak.
